Daha sağlıklı bir toplantı ortamı nasıl yaratılır?

Doğru şekilde yönetildiğinde etkili sonuçlar doğurabilen toplantıların, yanlış yönetildiğinde zaman kaybına ve verimsizliğe neden olduğuna birçok kez şahit olmuş olabiliriz. Dünyada her gün yaklaşık 11 milyon toplantı yapıldığı tahmin edildiğinde, sağlıklı toplantı standardına geçiş, küresel iş gücünün uzun zamandır beklediği bir adımdır. Peki, bu sağlıklı toplantı ortamı nasıl olmalı?

Öncelikle bir toplantının sağlıklı sayılabilmesi için, toplantının gündeminin önceden tayin edilmiş olması, amacı ve kimlerin katılacağının belirlenmiş olması başlıca kriterlerdendir. Bunun yanı sıra, lokasyon ve mekân (toplantı odası) iyi seçilmeli, toplantı belirlenen zamanda başlayıp bitmeli, katılımcıların her birine konuşma imkânı verilmelidir.

Toplantı planlaması yaparken, sorulması gereken öncelikli sorulara örnek olarak şunlar verilebilir:
-Bu toplantıya hangi çalışanlar katılmalı? Toplantının katılımcıları kimler olmalı?
-Bu toplantı gerçekten gerekli mi ve ne kadar sürmeli?
-Toplantının ortamı nasıl olmalı?
-Bu toplantıyı hibrit bir formatta gerçekleştirmek istersek gerekli teknoloji mevcut mu?
-Bu toplantıya kim liderlik edecek?
Bu soruları yanıtladıktan sonra, her katılımcının toplantıya katılan doğru kişi olduğundan ve herkesin toplantıya kendi yaşam/iş tarzına uygun bir şekilde katılabileceğinden emin olabilirsiniz.

Harika bir toplantı ortamı yaratmanın 6 yolu

Mümkün olan en iyi toplantı ortamını sağlamak için aşağıdaki adımlara dikkat edilmesi tavsiye
edilmektedir:

1- Doğru konfor alanı ve ekipman seçimi

Bir ortamın fiziksel koşulları kadar psikolojik ortamı da verimliliği büyük ölçüde etkiler. Oturma planı toplantının amacına uygun olmalıdır. Konfor ile üretkenliği dengelemek için en iyi toplantı ortamını oluşturmak gerekir.

Katılımcılar toplantı salonunda belirli bir süre oturacaklarsa, oturma alanlarının rahatsız ve sıkışık olmaması önemlidir. Örneğin, oturma planını değiştirerek daha davetkâr bir ortam yaratılması mümkündür. En iyi masa düzenlerinden bazıları U-şekilli (U-shape) oluşumlar ve ada benzeri karelerdir. Bu şekilde katılımcılar birbiriyle yüz yüze gelebilir, hiyerarşi hissiyatı ortadan kalkar ve bu tür yerleşimler katılımı teşvik etmeye yardımcı olur. Yüksek düzeyde etkileşim ve katılımı teşvik etmek isteyenlerin bir diğer tercihi ise yuvarlak masa düzenidir.

Rahat sandalyeler, dizüstü bilgisayarlar ve diğer ekipmanlar için yeterince alan bırakan masalar ve verimli bir oturma düzeni, ekibin üretkenliğine katkıda bulunabilir.

İş birliği temalı toplantılar ve beyin fırtınası buluşmaları için ise, yeterli büyüklükte bir serbest alana sahip olmak da yararlıdır.

Oturma düzeni, genel anlamda “toplantının psikolojisini” etkileyebilir. Etki bırakmak isteyen bir katılımcı, etkilemek istediği kişi ya da kişilerle doğrudan göz temasına ihtiyaç duyar; bu nedenle o kişinin karşısında oturmak stratejik olarak en güçlü pozisyonda bulunmak olarak kabul edilir.

İyi bir toplantı odasının sunması gereken teknolojik olanaklar arasında video konferans teknolojisi, yüksek kaliteli sunum cihazları, hoparlörler ve mikrofonlar yer alır. Toplantınız bir sunuma dayanıyorsa veya video konferans kullanarak diğer katılımcılarla da konuşmayı içeriyorsa, bu hizmetleri aktarmak için kullanılan ekipmanın özelliklerine dikkat etmek gerekir.

2- İyi aydınlatma, ısıtma ve havalandırma

Toplantı alanını seçerken gün ışığı, ortam aydınlatması ve tavan/duvar aydınlatmasının dengeli bir karışıma sahip olmasını gözetmek önemlidir. Bununla birlikte, eğer mekânda dışarıya açılan ve gün ışığı alınmasına uygun büyüklükte pencereler yoksa, toplantı odasında seçilen aydınlatmanın kalitesi ayrıca göz önünde bulundurulmalıdır. Daha soğuk tonlu ışıklar üretkenliği artırabilirken, daha sıcak ışıklar rahatlık ve gevşeme hissi verir. Eğer ışık çok parlaksa, katılımcıların gözlerini yorma ihtimali yüksektir. Oda çok karanlıksa, toplantıda bir rehavet ortamı oluşacağından, mekânın mümkün olduğunca doğal ışık alması önemlidir. Aydınlık odalar insanların odaklanmalarına yardımcı olur; bu da toplantı süresi boyunca daha üretken olacakları anlamına gelir.

Çok sıcak ve havasız bir odada toplantı yapmak sadece üretkenliği azaltmakla kalmaz, aynı zamanda katılımcıların kendilerini sıcak, rahatsız ve uykulu hissetmelerine neden olur. Sürekli temiz hava akışı, enerji ve zihinsel keskinlik bakımından önem taşır. Toplantı başlamadan önce pencereleri açarak toplantı odasını havalandırmak faydalı olabilir.

Sonuç olarak, başarılı bir toplantı ortamı hazırlamak için; ışıklandırmanın ve iklimlendirmenin hafıza, yaratıcı düşünme, konsantrasyon ve diğer bilişsel işlevler üzerinde derin bir etkisi olduğunu hatırlamak ve buna göre aksiyon almak gerekir.

3- Gürültü ve dikkat dağıtıcı unsurlar

Toplantı ortamına dışarıdan karışan trafik gürültüsü, havalandırma ortamından gelen aykırı sesler veya görsel-işitsel ekipmandan ya da ses sisteminden kaynaklanan dikkat dağıtıcı unsurlar olup olmadığı kontrol edilmelidir. Ayrıca odanın mutfak gürültüsünden veya toplantınızla aynı anda yapılan diğer sunumlardan uzak olduğundan emin olmak gerekir. Mekân seçerken oda dekoruna dikkat etmek de önemlidir. Aynalar, büyük duvar tabloları, resimler veya hareketli görüntüler sadece sunum yapanlar için değil katılımcılar için de dikkat dağıtıcıdır.

4- Toplantının amacını ve katılımcıları belirlemek

Toplantının gerçekleştirilmesine vesile olan “amaç” en önemli başlıklardan biridir. Toplantının konusunu en baştan kesin ve net bir şekilde belirleyerek yalnızca o konuya odaklanmak gereklidir. Böylelikle amaçlanan içerik başka konulara yönelmez ve asıl hedeften şaşılmamış olunur. Ayrıca konu başlıklarının önceden katılımcılara iletilmesi ve bu sayede toplantıya hazırlıklı gelmelerinin sağlanması, katılım göstermelerini destekler. Sağlıklı bir toplantı için önemli diğer hususlardan biri de katılımcıların doğru belirlenmiş olmasıdır. Kalabalık toplantılar, yaratıcılığı ve verimliliği olumsuz etkileyeceğinden, kişi sayısının ve katılımcı profilinin doğru belirlenmesi gerekir.

5- Toplantı zamanlaması ve süresi

Çalışanların üretkenlik seviyeleri haftanın ilk birkaç günü yüksekken, hafta sonuna doğru düşmektedir. İster iyi gelişmelere değinmek, ister olumsuzluklardan bahsetmek, isterse de yeni bir projeyi tanıtmak için olsun, hafta sonuna yakın toplantılarından kaçınmak en iyisidir; zira enerji ve motivasyon eksikliği genel havayı bozabilir.

Benzer şekilde, belirlenen gün içinde daha uygun olabilecek saatleri de göz önüne almak gerekir. Örneğin, insanlar genellikle günün son saatlerinde dikkatlerini, özel hayatları veya sosyal yaşamlarıyla ilgili düşüncelerle yöneltme eğiliminde olurken, öğle yemeği saatinde öğününü tüketmemiş çalışanların toplantıya ilgisi düşük olabilir.

Toplantı için ne kadar süre ayrılıyorsa o süreye sadık kalmak da önemli bir noktadır. Gereksiz uzayan toplantılar insanların bakış açılarını olumsuz etkileyerek onları toplantılara karşı isteksiz hale getirir.

6- Gerekli olduğuna emin olmak

Sağlıklı toplantıların son ve tartışmasız en önemli özelliği gerekli olmalarıdır. Toplantı ortamında karşılaşılabilecek en kötü tablolardan biri, katılımcılarınızın orada bulunmakla zamanlarını boşa harcadıklarını düşünmeleri ve toplantıdan ayrılmalarıdır.

Çalışanların takvimlerini, enerjilerini diğer görevlerinden uzaklaştıran, gereksiz toplantılarla doldurmamak için toplantıları sınırlandırmak bir diğer önemli konudur. Toplantıların, ihtiyaç duyulan bilgileri aktarmayı kolaylaştıran bir platform ve iş arkadaşları arasında bağlantı kurmak için tasarlanmış bir buluşma olduğunu unutmamak gerekir.

Sağlıklı toplantıların bu 6 temel unsurunu aklınızda tuttuğunuzda, verimli bir toplantı gerçekleştirmek için hiç olmadığınız kadar hazırlıklısınız demektir. Bu zihniyetle tasarlanmış sağlıklı bir toplantı ortamı hazırladığınızda, sonraki organizasyonlarınızda da daha istekli ve verimli katılımcılarla bir arada olacağınızı göreceksiniz.